Vertrieb trotz Salesforce: 5 Fehler, warum es hakt, und der Weg in 4 Schritten
Von Emanuel Vossen ·
Kurz gesagt
Wenn ein Vertrieb trotz Salesforce nicht rund läuft, liegt es selten an fehlender Software, sondern an zu vielen Systemen ohne klaren Ablauf. Fünf Fehler sehen wir immer wieder: automatisieren, bevor der Ablauf steht; nur für den Normalfall bauen; noch ein Tool gegen die alten; Pflege, die dem Vertriebler nichts bringt; Dashboards ohne Entscheidung. Besser: erst ermitteln, was trotz Salesforce noch von Hand passiert, den Ablauf samt Ausnahmen festlegen, Fakten automatisch erfassen und zu jeder Kennzahl eine Entscheidung definieren.
Video: Vertrieb trotz Salesforce: 5 Fehler, warum es hakt
Wie sieht das Problem im Alltag aus?
Montagmorgen. Im CRM stehen Listen, im Postfach neue Mails, in einer Excel eingekaufte Kontakte, die noch nicht importiert sind. In Teams schreibt die Geschäftsführung: „Ruf doch den mal an, ich habe das Gefühl, der ist wichtig.“ Informationen kommen von überall.
Was fehlt, ist die eine Antwort: Wen rufe ich heute zuerst an, und warum?
Was ist der Unterschied zwischen System of Record und System of Action?
Ein System of Record speichert, was passiert ist: Kontakte, Deals, Aktivitäten. Salesforce ist das in den meisten Vertrieben. Ein System of Action sagt, was jetzt zu tun ist: „Melden Sie sich heute zuerst bei diesem Kunden, weil das Angebot seit drei Tagen unbeantwortet ist.“
Die meisten Vertriebe haben ein gutes System of Record. Das System of Action fehlt, und genau diese Lücke füllen Vertriebler heute mit Gedächtnis, Excel und Bauchgefühl.
Liegt es an der Software?
Selten. Viele Unternehmen haben eher zu viel davon: CRM, ERP, ein Tool zur Datenanreicherung, eingekaufte Listen, Tabellen. Alles soll zueinander passen.
Laut einer Gartner-Befragung von 1.026 B2B-Verkäufern (2024) erreichen Vertriebler, die sich von der Menge ihrer Tools überfordert fühlen, ihre Quote mit 45 % geringerer Wahrscheinlichkeit. Das ist ein Zusammenhang, kein Beweis für Ursache und Wirkung, aber die Richtung ist deutlich. [1]
Die 5 Fehler
| Fehler | Wie er sich zeigt | Was er kostet |
|---|---|---|
| 1. Automatisieren, bevor der Ablauf steht | Ein Flow verteilt neue Leads, aber niemand hat festgelegt, wer was bekommt | Die Anfrage landet schneller beim Falschen oder nirgends |
| 2. Nur für den Normalfall bauen | Urlaub, hängende Freigabe, Angebot mit mehreren Varianten | Nach wenigen Wochen beginnen die Sonderwege, oft wieder in Excel |
| 3. Noch ein Tool gegen die alten | Neues Tool für fehlende Infos, danach müssen andere Tools angepasst werden | Zeit, Geld, Schulung, und eine neue Stelle, die nicht passt |
| 4. Pflege, die dem Vertriebler nichts bringt | Er ist beim Kunden, die Infos bleiben im Kopf, „mache ich später“ | Informationen gehen verloren, der Vertriebsleiter läuft hinterher |
| 5. Dashboards statt Entscheidungen | Neue Ampel im Dashboard, niemand weiß, was bei Rot passiert | Sichtbarkeit ohne Handlung |
Warum ist CRM-Pflege für Vertriebler wie eine Steuer?
Weil sie dem nichts bringt, der sie erledigt. Der Vertriebsleiter braucht die Daten für einen belastbaren Forecast, der Vertriebler braucht in diesem Moment den nächsten Termin. Laut Salesforce (State of Sales, 7. Ausgabe, 2026; Befragung von 4.050 Vertriebsprofis) entfallen weltweit rund 13 % der Arbeitswoche auf manuelle Dateneingabe. Mehr Pflichtfelder ändern daran nichts. [2]
Mehr dazu im Artikel Ihre Vertriebler pflegen das CRM nicht?
Der Weg in 4 Schritten
- Ermitteln, was trotz Salesforce noch von Hand passiert. Nicht „Welches Tool fehlt uns?“, sondern „Wo tippt, sucht und läuft bei uns noch jemand hinterher?“. Dort liegt das Geld. In einem Test von 2024 schickte ein Anbieter 1.000 B2B-Firmen eine Demo-Anfrage; 635 antworteten nie (RevenueHero, Anbieterstudie, B2B-Software-Firmen). [3]
- Den Ablauf festlegen, mit den Ausnahmen. Wer bekommt welche Anfrage, bis wann? Was passiert bei Urlaub, bei hängender Freigabe, bei Varianten? Erst dann automatisieren.
- Fakten holt das System, Einschätzungen ergänzt der Mensch. Termine stehen im Kalender, Informationen in E-Mails. Das gehört automatisch ins CRM. Was der Vertriebler zusätzlich weiß, etwa dass der Kunde bei einer Frage unsicher wirkte, steht in keinem Transkript. Stimmlage, Zögern, Mimik nimmt eine KI heute kaum mit. Diese Nuancen ergänzt der Vertriebler, am schnellsten per Sprachmemo direkt nach dem Termin.
- Zu jeder Kachel eine Entscheidung. Für jede Kennzahl festlegen, was passiert, wenn sie kippt, und wer es tut. Dann wird aus der roten Ampel ein konkreter nächster Schritt.
Und: Das alles gehört in ein zentrales System. Kein weiteres Tool, das sich selbst für das führende hält und beidseitig synchron gehalten werden muss. Salesforce bleibt das System of Record, alle anderen Systeme liefern zu oder lesen daraus.
Häufige Fragen
Warum läuft der Vertrieb trotz Salesforce nicht rund?
Meist nicht wegen fehlender Funktionen, sondern weil Abläufe nicht festgelegt sind, Ausnahmen fehlen, zu viele Tools nebeneinander laufen und die Pflege beim Vertriebler hängen bleibt.
Was ist ein System of Action im Vertrieb?
Ein System, das nicht nur speichert, was passiert ist, sondern sagt, was als Nächstes zu tun ist, etwa welcher Kunde heute zuerst angerufen werden sollte und warum.
Sollte man zuerst automatisieren oder zuerst den Prozess festlegen?
Zuerst den Prozess, einschließlich der Ausnahmen. Wer einen ungeklärten Ablauf automatisiert, bekommt dieselben Fehler, nur schneller.
Brauchen wir für bessere CRM-Daten ein weiteres Tool?
In der Regel nicht. Wichtiger ist, Fakten aus Kalender und E-Mail automatisch zu übernehmen und den Vertriebler nur noch um das zu bitten, was nur er weiß.
Was bringt ein Dashboard ohne festgelegte Entscheidung?
Wenig. Erst wenn zu jeder Kennzahl feststeht, was bei einer Abweichung passiert, wird aus Sichtbarkeit eine Handlung.
Über den Autor
Emanuel Vossen findet, wo im Vertrieb Umsatz liegen bleibt. Revenue Engine
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